En cas de contrôle fiscal, les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés ont l’obligation de transmettre les écritures comptables sous la forme d’un fichier unique appelé Fichier des écritures comptables (FEC).
Pourquoi un fichier d’écritures comptables ?
Les SCI sont tenues de fournir un FEC en cas de vérification de comptabilité dès lors qu’elles tiennent leurs documents comptables sous une forme informatisée.
Par mesure de tolérance, les SCI soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques sont dispensées de présenter un FEC.
Toutefois, si la SCI a opté pour la TVA, dans ce cas, elle est tenue par les dispositions du CGI de présenter des documents comptables, et donc un FEC, si nécessaire.
Les entreprises relevant d’un régime micro-entreprises doivent remettre un FEC au début de la vérification de comptabilité si leurs documents comptables sont établis au moyen d’un système informatisé.
Quand faut-il établir un FEC ?
Le FEC contient toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l’exercice et doit être remis à l’Administration au début des opérations de contrôle, c’est-à-dire lors de la première intervention sur place.
Quel format doit respecter le FEC ?
Dans le cas général, le FEC comporte 18 champs obligatoires, notamment :
• le code journal,
• le numéro séquentiel de l’écriture,
• la date de comptabilisation,
• le numéro de compte en référence à la liste de compte établie par le PCG (art. 432-1),
• la référence de la pièce justificative,
• le montant porté au débit,
• le montant porté au crédit,
• ...
Les entreprises doivent donc s’assurer de leur capacité à produire un fichier des écritures comptables conforme et répondant précisément à la norme technique.
Par ailleurs, l’entreprise doit pouvoir garantir la permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables. En conséquence, les écritures de centralisation doivent être écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé.
Les entreprises doivent en outre valider leurs écritures au moment du dépôt de leurs déclarations de TVA (mensuelle ou trimestrielle), et avant l’envoi de la liasse fiscale.
Quels risques en cas de défaut ou d’erreur dans l’établissement du FEC ?
Le défaut de présentation, une remise non conforme ou le non-respect de la codification du FEC est susceptible de sanctions, à savoir :
• de 5 000 € par exercice ;
• ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.
La sanction peut aller jusqu’au déclenchement de la procédure d’évaluation d’office pour opposition au contrôle fiscal si l’entreprise refuse de transmettre des documents comptables dématérialisés ou s’oppose à la mise en œuvre des traitements informatiques sur sa comptabilité.
Enfin, si votre comptabilité ne respecte pas les règles comptables, vous encourez un redressement et des pénalités.
L’établissement du FEC peut s’avérer complexe et source de risques pour votre entreprise ! N’hésitez pas, contactez-nous !
